Entlastung der Mail-Server und die rechtliche Bedeutung geschäftsrelevanter E-Mails sind derzeit Hauptgründe für das Interesse an entsprechenden Archivierungslösungen. Solche Systeme schützen Unternehmen vor Verlust, Manipulation und Beschädigung der elektronischen Post. Entscheider sollten darauf achten, daß die Lösung in der Lage ist, bestehende PST-Dateien (Personal Store) in ihre ursprüngliche Form einschließlich Folder-Struktur aufzulösen und im zentralen E-Mail-Archiv zu verstauen.
Für eine dauerhafte Entlastung des Mail-Servers und der Speichermedien sorgt eine Archivierungslösung, die Mails in Bodytext und Attachements auftrennt und diese als eigenständige Inhalte zentral speichert. So werden elektronische Nachrichten, deren Inhalt und Anhang gleich ist, die aber verschieden adressiert oder lediglich weitergeleitet wurden, nur einmal archiviert. Trotzdem ist jede einzelne E-Mail einschließlich Attachement originär abgelegt und jederzeit in diesem Zustand wieder aufrufbar. Ein wesentlicher Nebeneffekt dieser Technologie ist, dass sich die Zeiten für das Backup wesentlich verringern.
Die optimale Archivierungsregel muss jedes Unternehmen für sich entscheiden. Sofortiges Archivieren aller ein- und ausgehenden Mails einschließlich Anhang kommt vor allem der Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen entgegen. So wird verhindert, dass relevante Nachrichten versehentlich oder absichtlich vom Endanwender gelöscht werden. Die Anwendung dieser Regel auf die Journaling-Mailbox des Mail-Servers ist jedoch aus datenschutzrechtlichen Gründen wohl zu überlegen, da auch private Mails der Mitarbeiter gespeichert werden. Flexibler ist sofortige Archivierung auf Gruppen- oder Benutzerebene, da definierte Ordner – zum Beispiel eigens eingerichtete Privatordner – von der Archivierung ausgeschlossen werden können.
Beim Einsatz von Exchange-Servern ist auf Gruppen- und Benutzerebene alternativ die Threshold-Archivierung wählbar. Hat die Mailbox einen vorab festgelegten oberen Speichergrenzwert erreicht, werden automatisch die größten E-Mails archiviert.
